Tutvu finantsjuhtimise maailma parima praktikaga. 2. osa - ostuarvete protsess

Täna on vaatluse all ostuarvete protsess. Eilses osas käsitlesime finantsosakonna töö üldist korraldust, järgmistes osades tulevad vaatluse alla müügiarvete protsess, eelarvestamine, aruandlus, investeeringute hindamine ja finantseerimine, käibekapitali juhtimine.

Maailma parim praktika ostuarvete protsessis on:

2.1 Ostuarvete kinnitamisel kasutatakse elektroonilist kinnitusringi, kulude jaotus on automatiseeritud

E-arvete kasutamine on ka turvalisem: erinevalt e-kirjadest liiguvad e-arved läbi turvaliste ja kontrollitud kanalite, kus arve teekond on jälgitav ja logitud ning välistatud on pahavara levik. Euroopa Liidus liigub piiriülene arveldus e-arvete kasutamisele üle hiljemalt 2030. aastaks ning mitmes liikmesriigis on e-arved juba täna kohustuslikud.

Kuigi Eesti ei ole selles valdkonnas eesrinnas, on vähemalt 70% e-arvete osakaalu saavutamine realistlik. Eestis kehtis üle viie aasta e-arvete kohustus riigisektorile müügiarvete esitamisel ning praktiliselt kõik majandustarkvarad toetavad juba ammu e-arvete kasutamist.

Kaubatehingutes kasutatakse elektroonilist andmevahetust (EDI), kus tellimused, saatelehed ja arved liiguvad süsteemide vahel automaatselt. Kaubadokumendid sisaldavad suurt hulka detailset infot (tootekoodid, kogused, hinnad, partiinumbrid, kampaaniad), mistõttu nende käsitsi töötlemine on ajamahukas ja veaohtlik, eriti suurte mahtude puhul. Näiteks jaekaubanduses liiguvad suurematel ostjatel igakuiselt sajad tuhanded tellimused ja arved, mille puhul annab EDI automaatne andmevahetus märkimisväärse ajavõidu ja töökindluse kasvu.

Majanduskulude aruannete menetlemine on raamatupidamises üks ajamahukamaid protsesse ning sageli ka kuu sulgemise kitsaskoht. Veebipõhine kulude esitamise süsteem võimaldab töötajatel esitada reisikulusid, tšekke ja muid majanduskulusid neile sobival ajal ja kohas. Süsteemi on sisse ehitatud kontrollreeglid, mis tagavad vajalike dokumentide olemasolu, andmete täielikkuse (nt tööreisi eesmärk, osakond) ning hüvitamisele kuuluvate summade korrektsuse. Selline lahendus on integreeritud raamatupidamistarkvaraga, kuhu aruanded liiguvad automaatselt, vähendades käsitööd ja kiirendades kuu sulgemist.

Ostutellimuste kasutamine nii kaupade kui ka teenuste hankimisel aitab ennetada mitmeid probleeme ning loob selguse juba ostuprotsessi alguses. Ostutellimus võimaldab eelnevalt kokku leppida kõik olulised tingimused - mahu, hinna, tarne ja eelarveraami - ning viia kinnituse fookuse arvetelt tellimustele. Kui tellimusi esitavad autoriseeritud töötajad kokkulepitud eelarve piires ning saabunud kaup või teenus vastab tellimusele, saab ostuarve õigsust kontrollida automaatselt tellimuse ja vastuvõtukinnituse alusel.

Sellisel juhul ei ole eraldi arve kinnitamine enam vajalik: arvel olev viide alustellimusele võimaldab süsteemil teha automaatse võrdluse ning vigade puudumisel arve kinnitada ja suunata õigeaegsele tasumisele. Ostutellimuste ja -arvete automaatne võrdlus võimaldab ostuprotsessi suures osas või täielikult automatiseerida, vähendades käsitööd ja viivitusi. Lisaks toetab ostutellimuste kasutamine kiiremat perioodi sulgemist, kuna kulud on ette teada ja paremini prognoositavad.

Tarnijatele pakutav iseteenindusportaal (Supplier Portal) võimaldab neil saada iseseisvalt ülevaade oma müügiarvetest, nende tasumisest ja avatud saldodest, vähendades seeläbi finantsosakonna koormust. Suurim ajavõit tekib erisuste ja päringute vähenemisest, kuna tarnijad saavad ise kontrollida, millised arved on tasutud, millal ja millises summas. Edasiarenenud lahendused võimaldavad tarnijatel portaali kaudu esitada ka e-arveid juhul, kui neil endal vastav võimekus puudub, ning jälgida arve menetluse seisu ja eeldatavat maksetähtaega.