Arvete menetlemise automatiseerimine vähendab pettuste riski, kui seadistus on õige
Finantspettused ei ole enam teema, mis puudutab "kedagi teist" - kõik finantsosakonnad on petturite peamiste sihtmärkide hulgas, sest just siin liiguvad arved, kinnitused ja maksed.
Petturid muutuvad üha nutikamaks, eriti ostuarvete ja makseprotsesside valdkonnas. Euroopa Pangandusjärelevalve hinnangul ületavad maksepettustest tingitud kahjud ELis juba 4,3 miljardit eurot aastas.
On aeg hinnata kriitiliselt ja parandada oma ettevõtte valmisolekut pettuseid ära tunda ja ära hoida.
1. Kaardista protsessid ja suurenda riskiteadlikkust
Finantsjuhi esimene samm on mõista, kus pettused kõige tõenäolisemalt tekivad. Suurimas ohus on valdkonnad, kus muudetakse tundlikke andmeid: uute tarnijate lisamine, maksekontode uuendamine, maksevolitused, välismaksed.
- Vaata regulaarselt üle, kes kinnitab ja kes kontrollib, ning kas automaatikas on tagatud sõltumatu kontrollikiht.
- Koolita meeskonda pettuste tüüpnäidete ja „punaste lippude" osas: kiired maksepäringud, ebaharilikud kontomuudatused, välismaised kontod, nõrk kontrollitase.
- Rõhuta, et kahtlusest teavitamine ei ole süüdistus, vaid osa tavapärasest sisekontrollist.
- Varajane kahtlus võib vältida tuhandeid või isegi sadu tuhandeid eurosid kahju.
2. Automatiseerimine ja usaldusväärsed kontrollmehhanismid
Kaasaegsed ostuarvete menetluse platvormid vähendavad nii vigade kui pettuste riski, kuid eeldusel, et need on õigesti seadistatud. Automatiseerimine ei tohi eemaldada vajalikku kontrollikihti - vastupidi, see peab seda toetama.
Kontrolli, et kasutusel olev süsteem pakuks:
- korrektset kulude klassifitseerimist ja eelarvepiiride kontrolli;
- tarnija ja maksekonto valideerimist;
- automatiseeritud erandite käsitlust;
- täielikku auditilogimist: kes kinnitas, millal ja milliseid muudatusi tegi.
Hästi loodud "audit trail" võimaldab kahtlase käitumise tuvastada minutitega, mitte nädalatega.
3. Tarnijate ja partnerite range haldus
Seotud lood
Viimasel kuul-paaril on eriliigiliste telefoni- ja õngitsuspettuste seas üha enam nähtavale tõusnud petuskeemid, kus kurjategijad proovivad inimesi õnge püüda harjumuspäraste teenuste – telefon, teleteenus, internet – eest usutavana näivaid võltsarveid saates ning meelitada inimesi paari klikiga petulehtedel oma pangakonto ja PIN-koodide info avaldama.
Kuigi turunduse jaoks on oluline, et ettevõtte ja töötajate info on veebist kõigile kättesaadav, muudab see neid saagiks kurjategijatele, kes kehastudes mõneks kodulehelt või sotsiaalmeediast leitud juhtivtöötajaks - petavad meilide teel igal aastal välja miljoneid eurosid.
Oma ala professionaalide koostöös loodud eelarverakendus VeeRa on kasvanud Eesti avaliku sektori eelarveprotsesside digipöörde sümboliks ning võidab järjest enam kasutajaid ka teistes sektorites. Kui varem sõltus eelarve koostamine lõpututest Exceli tabelitest ja käsitsi andmesisestusest, siis nüüd pakub VeeRa pilvepõhist lahendust, mis on ühtaegu mugav kulujuhtidele ja ülevaatlik finantsjuhtidele.
Enimloetud
1
Viimased uudised
Valmisolek maksta rohkem makse on järsult langenud
Hetkel kuum
Liitu uudiskirjaga
Telli uudiskiri ning saad oma postkasti päeva olulisemad uudised.
Tagasi Finantsuudised esilehele