Tutvu finantsjuhtimise maailma parima praktikaga. 3. osa - müügiarvete protsess

Täna on vaatluse all müügiarvete protsess. Eelmistes osades käsitlesime finantsosakonna töö üldist korraldust ja ostuarvete protsessi. Järgmistes osades tulevad vaatluse alla müügiarvete protsess, eelarvestamine, aruandlus, investeeringute hindamine ja finantseerimine, käibekapitali juhtimine.

Maailma parim praktika ostuarvete protsessis on:

3.1 Müügiarved on automatiseeritud

3.2 Saadetakse e-arveid

3.3 Paigas on krediidi- ja võlahalduse poliitika

3.4 Süsteem saadab automaatseid võlgade meeldetuletusi

3.5 Kasutusel on klientide iseteenindusportaal

Perioodiliste arvete lepingu ja tarbimise põhjal süsteemi poolt automaatne koostamine ja väljasaatmine vähendab käsitööd ja kulusid, tagab hindade ja koguste täpsuse ning võimaldab arveid saata õigeaegselt ja järjepidevalt. Samuti väheneb risk, et mõni arve jääb saatmata.

E-arvete kasutamine suurendab tõenäosust, et arved jõuavad turvaliste kanalite kaudu õigeaegselt õigesse kohta ning saavad õigeaegselt tasutud. See kiirendab nii ettevõtte enda kui ka partnerite arvete töötlemist, vähendab käsitsi andmesisestusest tulenevaid vigu ning parandab kokkuvõttes koostöö kvaliteeti ja rahulolu partneritega.

Selge krediidi- ja võlahalduse poliitika määratleb krediidi andmise tingimused, maksetähtajad, krediidilimiidid ja võlgnevuste käsitlemise protseduurid. See aitab vähendada makseriske, parandada rahavoogude prognoositavust ning toetab ettevõtte finantsstabiilsust ja distsiplineeritud koostööd klientidega.

Maksetähtaja ületanud arvete korral peaks raamatupidamistarkvara saatma kliendile automaatsed meeldetuletused, mis vähendab käsitsi järeltegevuste vajadust. Süsteemis peaks olema võimalik seadistada erineva sisuga teavitusi vastavalt sellele, kui kaua arve on tasumata olnud, toetades järjepidevat ja süsteemset võlahaldust.

Iseteenindusportaali kaudu saavad kliendid vaadata oma arvete väljavõtteid, makseajalugu ja saldosid, mis vähendab oluliselt finantsüksuse töökoormust. Suurim ajasääst tekib erisuste ja päringute lahendamisel, kuna klient saab iseseisvalt kontrollida tasutud arveid. Portaali edasiarenenud variant võimaldab väikeklientidel lisaks arveldusinfole ka arvete kättesaamist ja tasumist portaali kaudu ehk EIPP-lahenduse (Electronic Invoice Presentation and Payment) kasutamist.